OA软件选型的技巧

anshanhao

找到适合自己企业的OA软件并非一件容易的事，因为，在现实中，很多企业都不知道如何开始、如何调研、如何评估、如何甄别、如何实施……往往都是跟着感觉走，所以极容易被对方“牵着鼻子”走。
华天动力市场总监XXX先生，他以一个业内专业人士的角度，为我们揭开了上面所述的疑团。XXX先生具有近10年的企业管理软件从业经验，相信他会让大家有所收获。

软件选购六原则的启示

XXX先生称，在2004年的时候，《世界经理人》杂志曾经刊登过一篇“买软件挑‘关键件’”的文章，作者 Steve Epner讲述了企业如何挑选合适的解决方案，他以非常专业和正规的工作背景，提出了购买软件需要把握的一些关键件，整理出来即“选购软件六原则”：
原则一，确定业务运作中所涉及的所有文件、表格或报告。
原则二，为公司每个员工罗列一个工作程序清单。
原则三，举行头脑风暴，挖掘改进现有业务运作方式的新创意；然后确定这些新创意的优先顺序；最后，根据在头脑风暴中想出来的解决方案，寻找能够满足此需求的卖家。
原则四，在寻求双赢的前提下，与卖家进行谈判。
原则五，对员工进行培训，使其生产力最大化，对软件的抵制最小化。
原则六，定期更新有助于公司业务运作的软件特性与功能要求清单。
XXX先生强调，Steve Epner供职于一家大型咨询集团，虽然这种国际化、标准化的选型方法不一定完全适合中国企业，但是仍然给我们提供了非常具有借鉴性的参考。这“六原则”对于如何着手、如何调研、如何评估、如何实施等问题已经讲得很透彻，采购企业只要遵照原则说明进行选型就可以了。

最重要的是确定需求

XXX先生同时指出，企业不分大小，在选型工作中，最重要的工作都是确定自身的需求，因为这是选好型的基础。很多企业在调研的时候往往面面俱到、事无俱细，希望做一个大而全的方案。其实，这是一种理想化的思维，往往会因为完美主义而致使选型偏离目标。因为任何一个OA软件都不可能满足企业内每一个人的需求。

学会采用整理归纳排除法

那么这时候怎么办呢？XXX先生建议将需求整理起来，分为三类：
第一类是绝对需要的。这类需求往往是企业内最重要的或者最亟待改进的办公需求，是OA要解决的主要问题。
第二类是希望有的。这类需求是锦上添花型，对改善现有的办公状况有帮助，却不是非有不可，至少在目前不是非有不可。
第三类是感兴趣的。这类需求往往比较模糊，可能是一种新功能，可能是因为好玩，或者只是一个噱头而已，对自己却不见得有什么大的帮助。
这样分类之后，就可以清晰的确定自己的需求了，如果企业的预算有限，那么就要确保第一类，兼顾第二类，放弃第三类。

根据需求征集解决方案法

还有一个好的办法是，把自己的需求拿给卖家看，让其出示解决方案，最后选择一个最合理、最合适的方案。正所谓：“对症下药”。
这里所说的“最合理”是指解决方案的技术内容最适合本企业，“最合适”则是指解决方案的技术内容和商务内容都适合本企业。
总之，只要抓住重点、明确要点、表明观点，那么选择一个适合自己的OA也就不是难事了。